¿Tienen sentido las ferias para un negocio que empieza? ¿Cómo sacarle partido a una feria?
Foto: Salón del emprendedor BizBarcelona
Los eventos profesionales son una ocasión ideal para generar contactos y oportunidades de negocio. Vender se vende poco. En general su objetivo no es tal, sino brindarnos un marco idóneo para darnos a conocer (a nosotros y nuestros productos o servicios), así como conocer otros negocios. Es una inversión de tiempo y dinero, con un retorno de inversión que varía en función de cómo preparemos nuestras acciones en las semanas previas y cómo las ejecutemos durante y después del evento.
El planteamiento es algo diferente si asistimos como visitante o como expositor. Las siguientes recomendaciones son en su mayoría aplicables a ambos perfiles, aunque naturalmente la logística es algo más compleja si asistes como expositor, ya que necesitarás decorar tu stand (sea con un par de posters, sea con un diseño profesional), contratar servicios, tener muestras (por tanto, prever el transporte y almacenaje), etc. Como visitante serás itinerante, una especie de vendedor ambulante, con “la casa a cuestas” y menos visibilidad que un stand, pero con mayor movilidad y autonomía.
Si no son para vender, ¿para qué sirven los eventos?
Principalmente nos pueden servir para:
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-Promocionarnos.
-Conocer otros negocios, iniciativas y productos.
-Descubrir posibles socios o colaboradores.
-Citarnos con conocidos (clientes, colaboradores, etc).
-Ponernos al día de la actividad del sector (o sectores) del evento.
-Aprender, sobre todo si hay conferencias o mesas redondas.
-Ampliar contactos (networking).
Tanto si eres visitante como si eres expositor, esta es mi lista de “deberes” a hacer en las semanas previas a un evento, sea éste una feria de gran formato (Salón del Automóvil, Alimentaria, World Mobile Congress…) o un encuentro de un solo día y menor afluencia (un congreso o un “market place”), así como las acciones a acometer durante y después del evento.
Antes del evento
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-Plantearnos cuáles son los motivos por los que queremos asistir y concretar qué esperamos obtener (nuestros objetivos).
-Si no es la primera vez que asistimos (p.e: si es la 2ª, 3ª o Nª edición de una feria y ya habíamos ido en años anteriores), repasar cómo fue aquella vez por si se nos ocurren ideas nuevas.
-Leer el programa de actos (tal vez aun sea provisional) y marcarnos en la agenda los más interesantes. Casi todos los eventos cuentan ahora con una web propia en la que encontraremos mucha información, así que ¡a buscarla!
-Repasar la lista de expositores. ¿Hay algunos que nos interesan mucho? Intentar contactar con ellos YA para agendar un encuentro en su stand. Idealmente, proponer el encuentro en las horas que no coincidan con los actos a los que queremos asistir.
-Prever existencias suficientes de tarjetas de visita y cualquier tipo de documento explicativo de nuestra empresa: catálogos, presentaciones, flyers, cupones de promoción especial… Encargar nuevas impresiones con tiempo, si el stock es escaso.
-Comprobar que todos nuestros documentos (¡incluida la web!) están actualizados en contenidos.
-Elaborar y ensayar un guion de presentación de nuestra empresa y actividad (tipo elevator pitch), que nos servirá tanto si vamos de stand en stand como si somos expositor y tenemos que atender una visita.
-Logística personal: si el evento no es en nuestra ciudad y ocupa varios días, reservar con tiempo hotel y desplazamientos.
Durante el evento
Foto: Salón del emprendedor BizBarcelona
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-Obtener el programa definitivo y repasar cualquier novedad de interés.
-Revisar tu agenda de visitas, reuniones y actos y ejecutarla. Tomar notas de cómo han ido las reuniones y de acciones a hacer en los días o semanas posteriores al evento.
-En las horas sin compromisos, visitar el resto de espacios y expositores. A aquellos que puedan estar interesados en nuestra actividad, acercarnos, preguntar por la persona que nos pueda atender para comentar lo que ofrecemos y explicarnos según ese guion ya ensayado.
-Tomar apuntes en los actos y mesas redondas. No te fíes de la memoria. Y anota nombres, empresas y emails de los ponentes para posibles contactos futuros. Igual ahora no se te ocurre una razón por la que les escribirías, pero puede surgir un día la necesidad y será más fácil encontrar a esa persona por Linkedin si sabes cómo se llama y la empresa para la que trabaja.
-De las tarjetas de visita que te den, apunta al dorso cualquier dato que te facilite recordar cómo conociste a la persona, o qué has de hacer con ese contacto tras el evento (“enviar muestra”, “enviar el documento X”, “llamar para visitar su oficina”…).
Tras el evento
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-Hacer un pequeño resumen de cómo ha sido el evento, de lo que has conseguido y lo que no. Guardar este resumen para planificar tu asistencia a la siguiente edición o a otro evento de características similares.
-Repasar en nuestras notas las personas a las que tenemos que contactar (escribir o llamar) como continuación de nuestra charla en persona.
-Recuperar las tarjetas de visita recogidas e incorporar los datos de los nuevos contactos a nuestra agenda. Y de paso, agregarlos a nuestro Linkedin, para mantener el contacto vivo gracias a las actualizaciones mutuas (nuevos contactos tuyos o suyos, cambios profesionales, artículos…)
-Si tenemos un blog, escribir un pequeño post sobre nuestra experiencia en el evento, a ser posible incorporando links a aquellas webs y blogs a los que queramos “tratar bien” (así generamos SEO, que siempre va bien).
Foto: Market Place
Si no has asistido nunca a un evento, te animo a cargar los bolsillos con tarjetas y un maletín con catálogos y acudir a uno. La primera vez puede resultar abrumadora, o te puede invadir una sensación de desorientación, incluso hacer que te preguntes “¿Qué se me ha perdido a mí aquí?” Pero la experiencia, pasada esa primera impresión y si te das algo de tiempo, es muy positiva y te abre a oportunidades e ideas que bien valen la inversión de tiempo que suponen.
